【仕事術】優先順位付けに役立つ方法とツール
新社会人の皆さんは特に仕事の優先順位付けが大切というアドバイスをよく聞くことになると思います。
私自身、入社一年目の際には「仕事の優先順位をつけろ」と口すっぱく指摘されていたことを覚えています。
仕事に優先順位をつけろと言われてもどうすればいいかわからないという方も多いと思いますので、今回は仕事の優先順位付けに役に立つ方法を解説していきたいと思います。
↓動画でも解説しています。
目次
仕事の優先順位付けの重要性
まず、仕事に優先順位をつけるにはどうして大切なのかをお話しします。
私たちが仕事をする上で、一つの仕事を黙々と続けるということはほとんどないと思います。（中にはありますが少数派です）
つまり、一つの作業をしているところに上司からの別の仕事の依頼があったり、お客さんからの急な依頼が入ったり・・・その都度仕事が次々と入っている環境で仕事をしているということです。
このような仕事を取り巻く環境では、同時に仕事のすべてをこなさないといけないことになります。
マルチタスクがもてはやされていたのはこのためで、同時に複数の仕事をこなす人材は優秀であるとされてきたわけです。
しかし、生物の遺伝子というのは本来目の前の一つの作業をこなすようにしかプログラムされていません。
二つのことを同時にやろうとすると、どうしても片方がおろそかになってしまったり、両方おろそかになってしまったり、まさに二兎を追うもの一兎をも得ず です。
仕事においても同じようなことが起きていて、複数の仕事が同時に降ってくると頭の中はパニック状態となり、ミスも発生しやすくなりますし、重要な仕事を忘れる可能性も高まります。
何より当事者である自分がしんどい思いをすることになります。
ここで重要になってくるのが仕事の優先順位付けです。
仕事の優先順位付けに役立つ方法とは？
それではここから仕事の優先順位を付けるための方法について話していきます。
優先順位付けに不適切な方法の例
まずは優先順位付けが苦手な人が多くやっていることからお話ししていきます。
よく見かけるのが、パソコンなどに付箋でやることを貼っている人です。
この方法だと全てのタスクが同じ優先順位となってしまいます。付箋の色を変えるなどの工夫も可能ですが、仕事が溜まってくるとパソコンをパッと見た時に付箋まみれで絶望します。
すぐにやめましょう。
今回おすすめする方法はiPhoneに入っているアプリ「リマインダー」を使って優先順位の高い順に年間の予定を入れてしまうというものです。
その方法について、①長期的にやらないといけない仕事、②期限のある仕事、③緊急の仕事という３種類の仕事を例にご説明していきます。
①長期的にやらないといけない仕事
長期的に取り組まないといけない仕事、すぐにしなくても良いけど重要な仕事ってありますよね？
例えば自分の得意先での売り上げを昨対110%に伸ばすといった長期的に重要な仕事はいつまでに何をしなければいけないかが曖昧になります。
こういう仕事はどうしても後回しになってしまい、気付いたら１年が終わりかけている・・・なんてことにもなりかねません。
そこでまずしなければならないのが仕事の細分化です。
例えば、１２月までにA社の売上を昨対110%にするという目標があったとします。この目標を達成するためには、
①６月までに自社商品導入率を20%上げる必要がある
②5月までに自社商品導入商談をする
③４月までに提案書を作る
④３月までに値引きに関する稟議書を書く
などといったしなければならないことがあらかじめ予測できます。これをリマインダーアプリの年間の予定に記載していきます。
2月10日 A社商品導入値引き稟議書作成
3月10日 A社商品導入提案書作成
3月31日 A社アポ
4月15日 A社商品導入商談（アポ取り後）
5月15日 A社自社商品導入（商談成立後）
このように、あらかじめスケジュールが決まっていれば、一つ一つのタスクを忘れることもありませんよね？
このように長期的で優先順位の高い仕事は、タスクの内容を細分化し、まず初めに予定を組み入れていきます。
②期限のある仕事
期限のある仕事は優先順位が高いことが多いと思います。これに関しても長期的な仕事と同様に逆算して予定を決めてしまいましょう。
例えば、得意先から７月末に新しい機械を導入しようと思いますが、どこの商品を導入するか検討中です。」という話があったとします。
この案件のゴールは「自社商品を買ってもらうこと」です。そのためにいつ何をしなければいけないかを考えてリマインダーに記録します。
この得意先は商品選定に1ヶ月以上かかるとすると、
①６月末までには見積を出す
②６月２３日までに見積書作成開始
③５月２０日までに値引稟議書作成
というようなタスクが浮かんできます。
そこでリマインダーアプリに予定を記載していきます。
6月20日 A社見積作成
5月20日 値引稟議書作成
このように予定を細かい行動（タスク）にまで細分化し、予定をリマインダーに入力できていれば、忘れるリスク、遅れるリスク、急いでミスが発生するリスクも無くなり、心に余裕ができます。
そして、リマインダーはなんといっても待ち受け画面にてリマインドしてくれるので、自身の優秀な秘書として役立ってくれます！
③緊急の仕事
世のサラリーマンはこの「緊急の仕事」に忙殺されていると思います。
そしてこの「緊急の仕事」、重要でない「クソ仕事」であることが多いのが現実です。笑
サラリーマンである以上、お客さんや上司の指示・依頼であれば「クソ仕事」であっても緊急の要件であればこなさないといけないのも事実・・・。
上記のような中長期的な行動プランがある中で、イレギュラーの仕事が次々と降ってきますが、 これらを整理できないと頭の中がパンクしてしまい、中長期的なタスクを一つ忘れてしまったり、ミスも発生しやすくなってしまいます。
そこで緊急の仕事に関しても①や②と同様にリマインダーに予定を記載してしまいましょう。
①や②と違う点は、一旦今日の仕事として割り振るというところです。
今日できる仕事は今日してしまって、後の重要な仕事に集中するための余裕をつくるということがポイントです。
このようにすると、今日の仕事が溜まってくるので、自分の中で「これは来週でも間に合う」とか「明日の１２時までは出さないといけない」など仕事を日にちごとに割り振って行きます。
この作業に慣れると仕事の渋滞はかなり抑えられます。
以上の３点を抑えてリマインダーに予定を記載してけば、上司も気づいていないような長期的で重要な仕事はしっかりと抑えつつ、急に頼まれた無茶振りの仕事も忘れず余裕を持って行動できます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回は、仕事の優先順位付けが苦手もしくはどうすればいいかよくわからないという方のための方法をご紹介しました。
最後に皆さんお気づきかもしれませんが、仕事を割り振る際にはその仕事をやり遂げるのに自分がどれくらい時間がかかるのかも把握しておかなければなりません。
普段からなにか作業をする際はどれくらいの時間がかかるか意識して取り組むことも、仕事の優先順位付けには重要なので、その点も意識しておくことをおすすめします。
この記事が、みなさんの仕事の効率化にお役に立てることを願っています。
それではまた！
